Cuando una empresa emite una factura, ingresa el IVA correspondiente y finalmente no llega a cobrarla, se genera una situación especialmente delicada: a la pérdida económica del impago se añade el coste de haber adelantado un IVA de una operación que no se ha cobrado.
La normativa permite, en determinados casos, recuperar este IVA, pero no de forma automática. Es necesario actuar correctamente, cumplir los requisitos legales y, sobre todo, controlar bien los plazos.
En la práctica, existen dos grandes supuestos en los que puede modificarse la base imponible del IVA:
- cuando el cliente es declarado en concurso de acreedores;
- cuando el crédito resulta total o parcialmente incobrable.
Entender bien esta diferencia es esencial para evitar errores y no perder el derecho a la recuperación.
- Cuando el cliente entra en concurso de acreedores
Si, después de emitir la factura, el cliente es declarado en concurso, la empresa acreedora puede reducir la base imponible del IVA y recuperar el impuesto repercutido.
En este supuesto, no debe esperarse al plazo general de los impagados ordinarios. El concurso obliga a anticipar la actuación.
A efectos prácticos, esto implica:
- emitir una factura rectificativa dentro del plazo legal correspondiente desde la publicación en el BOE del auto de concurso;
- remitirla al cliente y, en su caso, también a la administración concursal;
- y comunicar la rectificación a la AEAT dentro del plazo de un mes desde la emisión de la factura rectificativa.
Este punto es especialmente importante, porque muchas empresas no pierden el derecho por falta de requisitos materiales, sino simplemente por llegar tarde.
Una vez modificada correctamente la base imponible en contexto concursal, con carácter general no es necesario volver a modificarla al alza, salvo en algunos supuestos muy concretos previstos por la normativa.
- Cuando la factura es incobrable
El segundo supuesto es el de las cuotas repercutidas incobrables.
En este caso, la empresa también puede reducir la base imponible, pero solo si se cumplen determinados requisitos.
Los más importantes son estos:
- que el cliente actúe como empresario o profesional, o que la operación supere el mínimo legal exigido si no tiene esa condición;
- que haya transcurrido el plazo legal sin cobrar;
- y que el acreedor haya reclamado el cobro de forma fehaciente.
En cuanto al plazo de espera:
- con carácter general, debe esperarse 1 año desde el devengo del IVA;
- si la empresa tiene una facturación inferior a 6.010.121,04 €, puede optar por esperar solo 6 meses.
Además, esta situación debe quedar correctamente reflejada en los libros registro del IVA.
- La reclamación del cobro es clave
Para poder recuperar el IVA en caso de incobrable, no basta con decir que el cliente no ha pagado. Hay que demostrar que la empresa ha intentado cobrar.
Esta reclamación debe realizarse por una vía que deje constancia clara, como por ejemplo:
- una reclamación judicial,
- un requerimiento notarial,
- o cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación, como por ejemplo un burofax.
En el caso de deudas frente a administraciones o entes públicos, este requisito se sustituye por una certificación del propio ente que reconozca la deuda y su cuantía.
- Operaciones a plazos o con pago aplazado
Cuando la factura se haya pactado con pagos a plazos o con precio aplazado, el cómputo no se realiza desde la fecha inicial de la factura, sino desde el vencimiento del plazo impagado.
Esto es importante porque muchas empresas calculan mal el plazo y pierden la posibilidad de rectificar dentro del período legal.
En estos casos, la modificación puede efectuarse en la parte proporcional correspondiente al plazo o plazos que no se hayan cobrado.
- Qué procedimiento debe seguirse
Tanto en supuestos de concurso como de incobrable, el procedimiento exige una actuación formal correcta.
En esencia, es necesario:
- expedir una factura rectificativa;
- registrarla correctamente;
- y comunicar la modificación a la AEAT dentro del plazo de un mes desde su emisión.
En los créditos incobrables, además, la modificación debe realizarse dentro de los 6 meses siguientes a la finalización del plazo de espera legal de 6 meses o 1 año.
Por tanto, hay dos controles clave:
- el momento en que nace el derecho a rectificar;
- y el plazo máximo para ejercerlo.
- ¿Hay que volver a rectificar si después se cobra?
Con carácter general, una vez modificada la base imponible, no es necesario volver a rectificarla al alza aunque después se cobre la deuda.
Ahora bien, hay excepciones. Por ejemplo, sí puede ser necesario rectificar al alza cuando:
- el acreedor desiste de la reclamación,
- llega a un acuerdo de cobro con el deudor,
- o se produce alguno de los supuestos específicos previstos legalmente.
Por eso, no basta con iniciar bien el procedimiento: también es importante controlar qué ocurre después con el crédito.
- El principal riesgo: perder el derecho por una mala gestión de los plazos
En esta materia, el riesgo más habitual no es tanto no tener derecho a recuperar el IVA, sino perderlo por una mala gestión interna.
Esto ocurre a menudo cuando:
- no se hace seguimiento de los clientes morosos,
- no se controlan bien los vencimientos,
- no existe coordinación entre administración, contabilidad y fiscalidad,
- o se confía en que el concurso será notificado a tiempo.
Por este motivo, es recomendable que la empresa disponga de:
- control periódico de facturas vencidas,
- clasificación de clientes con riesgo,
- seguimiento de los plazos para rectificar el IVA,
- y un protocolo interno de actuación ante insolvencias o concursos.
Para cualquier duda o para revisar si su empresa puede recuperar el IVA de una factura impagada o de un cliente en concurso, pueden ponerse en contacto con Fornell Assessors.