Quan una empresa emet una factura, ingressa l’IVA corresponent i finalment no arriba a cobrar-la, es genera una situació especialment delicada: a la pèrdua econòmica de l’impagament s’hi afegeix el cost d’haver avançat un IVA d’una operació que no s’ha cobrat.
La normativa permet, en determinats casos, recuperar aquest IVA, però no de manera automàtica. Cal actuar correctament, complir els requisits legals i, sobretot, controlar bé els terminis.
En la pràctica, hi ha dos grans supòsits en què es pot modificar la base imposable de l’IVA:
- quan el client és declarat en concurs de creditors;
- quan el crèdit esdevé totalment o parcialment incobrable.
Entendre bé aquesta diferència és essencial per evitar errors i no perdre el dret a la recuperació.
- Quan el client entra en concurs de creditors
Si, després d’emetre la factura, el client és declarat en concurs, l’empresa creditora pot reduir la base imposable de l’IVA i recuperar l’impost repercutit.
En aquest supòsit, no s’ha d’esperar al termini general dels impagats ordinaris. El concurs obliga a anticipar l’actuació.
A efectes pràctics, això implica:
- emetre una factura rectificativa dins del termini legal corresponent des de la publicació al BOE de l’auto de concurs;
- remetre-la al client i, si escau, també a l’administració concursal;
- i comunicar la rectificació a l’AEAT dins del termini d’un mes des de l’emissió de la factura rectificativa.
Aquest punt és especialment important, perquè moltes empreses no perden el dret per manca de requisits materials, sinó simplement per arribar tard.
Una vegada modificada correctament la base imposable en context concursal, amb caràcter general no cal tornar-la a modificar a l’alça, llevat d’alguns supòsits molt concrets previstos per la normativa.
- Quan la factura és incobrable
El segon supòsit és el de les quotes repercutides incobrables.
En aquest cas, l’empresa també pot reduir la base imposable, però només si es compleixen determinats requisits.
Els més importants són aquests:
- que el client actuï com a empresari o professional, o que l’operació superi el mínim legal exigit si no té aquesta condició;
- que hagi transcorregut el termini legal sense cobrar;
- i que el creditor hagi reclamat el cobrament de forma fefaent.
Pel que fa al termini d’espera:
- amb caràcter general, cal esperar 1 any des del meritament de l’IVA;
- si l’empresa té una facturació inferior a 6.010.121,04 €, pot optar per esperar només 6 mesos.
A més, aquesta situació ha de quedar correctament reflectida als llibres registre de l’IVA.
- La reclamació del cobrament és clau
Per poder recuperar l’IVA en cas d’incobrable, no n’hi ha prou amb dir que el client no ha pagat. Cal demostrar que l’empresa ha intentat cobrar.
Aquesta reclamació s’ha de fer per una via que deixi constància clara, com ara:
- una reclamació judicial,
- un requeriment notarial,
- o qualsevol altre mitjà que acrediti fefaentment la reclamació, com per exemple un burofax.
En el cas de deutes davant d’administracions o ens públics, aquest requisit se substitueix per una certificació del mateix ens que reconegui el deute i la seva quantia.
- Operacions a terminis o amb pagament ajornat
Quan la factura s’ha pactat amb pagaments a terminis o amb preu ajornat, el còmput no es fa des de la data inicial de la factura, sinó des del venciment del termini impagat.
Això és important perquè moltes empreses calculen malament el termini i perden la possibilitat de rectificar dins del període legal.
En aquests casos, la modificació es pot fer en la part proporcional corresponent al termini o terminis que no s’hagin cobrat.
- Quin procediment s’ha de seguir
Tant en supòsits de concurs com d’incobrable, el procediment exigeix una actuació formal correcta.
En essència, cal:
- expedir una factura rectificativa;
- registrar-la correctament;
- i comunicar la modificació a l’AEAT dins del termini d’un mes des de la seva emissió.
En els crèdits incobrables, a més, la modificació s’ha de fer dins dels 6 mesos següents a la finalització del termini d’espera legal de 6 mesos o 1 any.
Per tant, hi ha dos controls clau:
- el moment en què neix el dret a rectificar;
- i el termini màxim per exercir-lo.
- Cal tornar a rectificar si després es cobra?
Amb caràcter general, una vegada modificada la base imposable, no cal tornar-la a rectificar a l’alça encara que després es cobri el deute.
Ara bé, hi ha excepcions. Per exemple, sí que pot ser necessari rectificar a l’alça quan:
- el creditor desisteix de la reclamació,
- arriba a un acord de cobrament amb el deutor,
- o es produeix algun dels supòsits específics previstos legalment.
Per això, no n’hi ha prou amb iniciar bé el procediment: també és important controlar què passa després amb el crèdit.
- El principal risc: perdre el dret per una mala gestió dels terminis
En aquesta matèria, el risc més habitual no és tant no tenir dret a recuperar l’IVA, sinó perdre’l per una mala gestió interna.
Això passa sovint quan:
- no es fa seguiment dels clients morosos,
- no es controlen bé els venciments,
- no hi ha coordinació entre administració, comptabilitat i fiscalitat,
- o es confia que el concurs serà notificat a temps.
Per aquest motiu, és recomanable que l’empresa disposi de:
- control periòdic de factures vençudes,
- classificació de clients amb risc,
- seguiment dels terminis per rectificar l’IVA,
- i un protocol intern d’actuació davant insolvències o concursos.
Per a qualsevol dubte o per revisar si la seva empresa pot recuperar l’IVA d’una factura impagada o d’un client en concurs, poden posar-se en contacte amb Fornell Assessors.