QUANT DE TEMPS S’HA DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓ D’UNA SOCIETAT MERCANTIL?
Conservar la documentació fiscal només quatre anys pot ser un error
Quan han transcorregut quatre anys des de la presentació d’un impost, moltes empreses es plantegen si ja poden eliminar factures, contractes, justificants i la resta de documentació de l’exercici. La resposta no sempre és afirmativa.
El termini general de prescripció tributària no s’ha de confondre amb el temps durant el qual determinades dades, crèdits fiscals, deduccions o bases negatives poden continuar produint efectes i, per tant, seguir subjectes a comprovació.
| IDEA CLAU
Que hagin passat quatre anys no significa que tota la documentació relacionada amb aquell exercici es pugui destruir. Abans cal comprovar si algun element nascut en aquell període continua tenint efectes fiscals, comptables o jurídics. |
- Prescripció de 4 anys: què significa realment
L’article 66 de la Llei general tributària estableix, amb caràcter general, un termini de prescripció de quatre anys per a diferents drets de l’Administració i de l’obligat tributari, entre els quals hi ha el dret de l’Administració a determinar un deute tributari mitjançant liquidació.
Tanmateix, una cosa és que hagi prescrit el dret a liquidar un exercici i una altra de diferent que determinades dades nascudes en aquell exercici hagin deixat de tenir conseqüències fiscals.
- Un exercici pot estar prescrit i, tot i així, contenir dades que s’utilitzen en una declaració posterior encara no prescrita.
- Per tant, prescripció de l’exercici no equival automàticament a desaparició de l’obligació d’acreditar el que hi va succeir.
- Crèdits fiscals: determinats elements es poden comprovar durant 10 anys
L’article 66 bis de la LGT estableix un termini específic de deu anys per iniciar la comprovació de bases o quotes compensades o pendents de compensació i de deduccions aplicades o pendents d’aplicació.
El còmput s’inicia des de l’endemà de la finalització del termini reglamentari de presentació de la declaració o autoliquidació de l’exercici en què va néixer el dret.
| ATENCIÓ
Els deu anys no es compten simplement des de la data de la factura o des del tancament comptable. La referència és la finalització del termini reglamentari de presentació de la declaració o autoliquidació corresponent. |
- Bases imposables negatives de l’Impost sobre Societats
Les bases imposables negatives (BIN) són un dels exemples més clars. Una societat pot generar pèrdues fiscals en un exercici i compensar-les en exercicis posteriors.
Durant el termini de deu anys, l’Administració pot iniciar-ne la comprovació i el contribuent ha de conservar no només les autoliquidacions i els llibres comptables, sinó també els suports documentals de les operacions que permetin justificar-ne l’origen.
- Factures
- Contractes
- Justificants bancaris.
- Documentació de les operacions i altres suports probatoris.
La Resolució TEAC 7028/2022 destaca que una anotació comptable no sempre substitueix la documentació que acredita la realitat de l’operació.
- Què passa quan ja han transcorregut els deu anys?
Transcorregut el termini especial de deu anys, l’Administració perd la possibilitat d’iniciar la comprovació d’aquestes bases, quotes o deduccions en els termes de l’article 66 bis.2 LGT.
Això no implica, però, que es pugui eliminar absolutament tota la documentació si aquestes quantitats es continuen utilitzant en exercicis posteriors no prescrits.
La mateixa LGT preveu que, més enllà d’aquest termini i llevat que la normativa específica disposi una altra cosa, continua existint l’obligació d’aportar les liquidacions o autoliquidacions corresponents i la comptabilitat quan aquestes partides es fan valer en exercicis no prescrits.
| CONCLUSIÓ
Complir deu anys tampoc és una data universal per buidar l’arxiu. Si un crèdit fiscal continua pendent d’aplicació o encara s’utilitza, cal revisar quina documentació continua sent necessària. |
- IVA: els saldos a compensar també poden arrossegar documentació antiga
En IVA pot passar que una empresa generi un saldo a compensar i el traslladi a períodes posteriors. Encara que el període d’origen sigui antic, aquest crèdit continua produint efectes quan s’incorpora a una autoliquidació posterior.
Per això, les empreses que arrosseguen saldos d’IVA a compensar han d’extremar la cura amb l’arxiu documental: que l’autoliquidació original tingui més de quatre anys no significa, per si sol, que la documentació hagi deixat de ser rellevant.
- Comprovar una dada antiga no significa reobrir un exercici prescrit
L’Administració pot comprovar l’origen d’una quantitat que continua produint efectes actualment sense que això equivalgui necessàriament a tornar a liquidar el període en què va néixer.
La LGT separa el dret a liquidar de determinades facultats de comprovació i investigació. Per això, la prescripció d’un exercici no converteix automàticament en inalterables totes les dades procedents d’aquell període.
- La comptabilitat pot no ser suficient
Una empresa pot conservar correctament els llibres i les declaracions tributàries i, tanmateix, haver eliminat factures, contractes i justificants perquè considerava que ja havien passat quatre anys.
Si posteriorment ha de justificar una base imposable negativa o un altre crèdit fiscal, aquesta manca de documentació pot dificultar o impedir acreditar la procedència de la quantitat declarada.
| BONA PRÀCTICA
Conservar l’Impost sobre Societats i eliminar les factures que expliquen les seves xifres pot deixar l’empresa amb una declaració arxivada, però sense prova suficient per justificar determinats imports. |
- També existeix un termini mercantil
A més dels terminis tributaris, el Codi de Comerç estableix el seu propi règim de conservació de llibres, correspondència, documentació i justificants relacionats amb el negoci.
Per tant, la política documental d’una empresa no s’hauria de dissenyar atenent únicament la prescripció tributària. També poden existir raons mercantils, contractuals, societàries, processals o vinculades a garanties i responsabilitats que aconsellin conservar determinats documents durant més temps.
- Documents que poden ser necessaris durant més temps
| Tipus de documentació | Per què pot ser necessari conservar-la |
| Bases imposables negatives i crèdits fiscals | Es poden utilitzar o comprovar anys després de la seva generació. |
| Saldos d’IVA a compensar | Continuen produint efectes en autoliquidacions posteriors. |
| Béns d’inversió i amortitzacions | Els seus efectes fiscals s’estenen durant diversos exercicis. |
| Deduccions i subvencions | Poden estar subjectes a requisits o comprovacions posteriors. |
| Contractes de llarga durada | Els seus efectes jurídics poden continuar durant anys. |
| Procediments, reclamacions i garanties | La documentació pot ser necessària com a prova fins i tot fora de l’àmbit tributari. |
- Què cal revisar abans de destruir documentació
- Comprovar quins exercicis estan realment prescrits.
- Revisar si existeixen BIN, deduccions, quotes o saldos pendents de compensació.
- Confirmar si hi ha operacions amb efectes que s’estenen a exercicis posteriors.
- Revisar béns, contractes, subvencions, procediments, garanties o responsabilitats vigents.
- Verificar que la documentació digital estigui correctament identificada, relacionada amb l’operació i sigui recuperable.
| RECOMANACIÓ FORNELL
La pregunta adequada no és només «han passat quatre anys?». Abans d’eliminar un document convé preguntar-se: «aquest document continua acreditant alguna cosa que encara pot tenir conseqüències?» |
Aquest document té caràcter informatiu i general. La conservació de la documentació s’ha d’analitzar segons la naturalesa del document i les circumstàncies de cada empresa.