El dipòsit dels comptes anuals al Registre Mercantil constitueix una obligació legal essencial per a totes les societats mercantils. El seu incompliment no només pot comportar importants sancions econòmiques, sinó també greus conseqüències mercantils, societàries i fins i tot concursals.
Amb l’entrada en vigor del Reial decret 2/2021, de 12 de gener, s’ha reforçat el règim sancionador aplicable a les societats que incompleixen aquesta obligació, incrementant de manera notable el risc d’imposició efectiva de multes.
Qui està obligat a dipositar els comptes anuals?
La responsabilitat correspon als administradors de la societat, que han de presentar al Registre Mercantil del domicili social:
- la certificació dels acords de la junta general d’aprovació dels comptes;
- l’aplicació del resultat;
- l’informe de gestió, quan escaigui;
- l’informe d’auditoria, si la societat està obligada a auditar-se o si l’auditoria ha estat sol·licitada per la minoria.
Un cop aprovats els comptes, s’han de dipositar dins del mes següent a la celebració de la junta general.
Publicitat registral dels comptes
Els comptes anuals són documents públics. Qualsevol tercer pot sol·licitar informació al Registre Mercantil i accedir als documents dipositats per la societat.
Aquesta obligació de publicitat constitueix l’últim pas del cicle anual de compliment societari, juntament amb la legalització telemàtica dels llibres oficials, que s’ha de fer durant els quatre primers mesos de l’exercici.
Conseqüències de no dipositar els comptes anuals
1. Sancions econòmiques
La societat pot ser sancionada amb multes d’entre 1.200 i 60.000 euros.
Quan la xifra de negocis del grup superi els 6 milions d’euros, la sanció màxima pot arribar als 300.000 euros.
2. Tancament registral
Si transcorre un any des de la data de tancament de l’exercici sense que s’hagin dipositat els comptes, el Registre Mercantil procedirà al tancament provisional del full registral de la societat.
Mentre persisteixi aquesta situació, no es podran inscriure, entre d’altres:
- canvis d’administrador;
- ampliacions o reduccions de capital;
- modificacions estatutàries;
- canvis de domicili social;
- atorgament de poders.
Excepcions al tancament registral
Malgrat el tancament registral, es podran inscriure:
- el cessament o dimissió d’administradors;
- la revocació de poders;
- la dissolució de la societat;
- el nomenament de liquidadors.
Manca d’aprovació dels comptes
Si els comptes no han estat aprovats per la junta general, el tancament registral es pot evitar mitjançant una certificació de l’òrgan d’administració que acrediti aquesta circumstància i expressi la causa de la manca d’aprovació.
Si la situació persisteix, aquesta certificació s’haurà de presentar cada sis mesos.
Responsabilitat dels administradors
La manca de dipòsit dels comptes pot constituir un incompliment del deure de diligència exigible a tot administrador.
Això pot donar lloc a:
- reclamacions de danys i perjudicis per part de la societat, socis o tercers;
- dificultats per acreditar una gestió diligent;
- agreujament de la responsabilitat en situacions d’insolvència.
Rellevància en el concurs de creditors
D’acord amb el Text refós de la Llei concursal, la manca de formulació, auditoria o dipòsit dels comptes anuals en algun dels tres exercicis anteriors pot constituir un indici de concurs culpable.
En aquest cas, els administradors podrien ser condemnats a respondre amb el seu patrimoni personal pels deutes socials.
Possible responsabilitat penal
La manipulació o falsificació dels comptes anuals pot constituir delicte d’acord amb l’article 290 del Codi penal.
Dret de la minoria a sol·licitar auditoria
En societats no obligades a auditar-se, els socis que representin almenys el 5% del capital social poden sol·licitar al registrador mercantil el nomenament d’un auditor.
El termini per fer-ho és de tres mesos des de la data de tancament de l’exercici.
Nou règim sancionador del Reial decret 2/2021
El Reial decret 2/2021 articula un sistema de col·laboració entre l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes (ICAC) i la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública.
En virtut d’aquest sistema, l’ICAC pot encomanar als registradors mercantils la tramitació i proposta de resolució dels expedients sancionadors.
La principal novetat rau en el fet que les sancions passen a aplicar-se amb més freqüència i eficàcia.
Criteris per calcular la sanció
La quantia es determinarà d’acord amb les regles següents:
– Regla general
- 0,5‰ del total de les partides de l’actiu.
- Més 0,5‰ de la xifra de vendes declarada en l’últim Impost sobre societats.
– Si no s’aporta la declaració tributària
- La sanció serà del 2% del capital social inscrit.
– Límit corrector
- Si el resultat anterior supera el 2% del capital social, la sanció es fixarà en aquest 2%, reduït en un 10%.
Termini per resoldre l’expedient sancionador
El termini màxim per resoldre i notificar la resolució és de sis mesos des de l’acord d’incoació adoptat pel president de l’ICAC.
Recomanacions pràctiques
Per evitar contingències, és aconsellable:
- formular els comptes dins dels tres mesos següents al tancament;
- convocar i celebrar la junta general dins dels sis mesos següents;
- dipositar els comptes en el mes posterior a la seva aprovació;
- revisar periòdicament la situació registral de la societat;
- valorar la dissolució o liquidació de societats inactives.
Conclusió
La manca de dipòsit dels comptes anuals ja no s’ha de considerar un incompliment merament formal.
El reforçament del règim sancionador, unit a la col·laboració entre l’ICAC i els registradors mercantils, incrementa significativament la probabilitat d’imposició efectiva de multes.
A més de les sancions econòmiques, la societat pot quedar bloquejada registralment i els administradors poden assumir importants responsabilitats mercantils, concursals i fins i tot penals.
Per això, és essencial complir puntualment aquesta obligació i revisar la situació d’aquelles societats que romanguin inactives o amb escassa activitat.